Ré-accueil et absences pour raison de santé

Pour une démarche réussie de prévention et de maîtrise des absences

Les collectivités territoriales et hospitalières partagent aujourd’hui le même constat : les absences pour raison de santé progressent depuis 2007 (en 2014, le taux d’absentéisme moyen était de 8,7 % dans les collectivités territoriales et de 11,7 % dans les structures hospitalières). Cette augmentation engendre de multiples conséquences : désorganisation, surcharge de travail, stress, perte de qualité de service, coûts financiers importants. Le suivi régulier de l’évolution des absences et la mise en oeuvre d’actions de prévention des risques ou de soutien et de maintien dans l’emploi prennent ainsi toute leur importance. L’entretien de ré-accueil est un levier important dans le cadre d’une politique globale de prévention et de maîtrise des absences pour raison de santé. Nécessitant l’implication du management et de l’ensemble des acteurs de l’organisation, il constitue une étape clé pour une bonne réintégration de l’agent.

Pourquoi mettre en place un entretien de ré-accueil suite à l’absence d’un agent ?

L’entretien de ré-accueil est un outil de gestion de l’absentéisme visant à ré-accueillir un agent suite à une absence pour raison de santé (arrêt maladie, accident de service…). Il s’agit d’une approche managériale de l’absentéisme dont l’objectif est de favoriser le retour et le maintien dans l’emploi des agents.

L’entretien de ré-accueil contribue à réduire les absences au travail pour raison de santé, car il permet de :

• favoriser le dialogue autour de l’enjeu des absences et en comprendre les motivations en accordant une situation privilégiée au moment du retour à l’emploi,
• encourager et pérenniser le retour et le maintien dans l’emploi des agents par un engagement direct de l’encadrement de proximité,
• assurer une remise à niveau des compétences des agents à l’issue de leur arrêt,
• adapter l’organisation du travail au regard des difficultés perçues,
• garantir la qualité du service rendu par le maintien dans l’emploi des agents,
• éviter les arrêts répétés et leurs conséquences organisationnelles importantes par une responsabilisation de l’agent,
• garantir la motivation et l’intérêt au travail de l’équipe en mettant en évidence l’implication de l’encadrement.

L’entretien de ré-accueil ne vise pas à culpabiliser l’agent suite à son absence mais bien à faire le point sur la situation de retour. Il s’agit de comprendre, d’anticiper pour agir. C’est-à-dire comprendre les difficultés ayant conduit l’agent à s’absenter, anticiper les éventuelles rechutes en améliorant l’organisation ou encore les conditions de travail et enfin définir un plan d’actions permettant la réintégration de l’agent et son maintien dans l’emploi.

Comment mettre en place une procédure de ré-accueil ?

La mise en œuvre d’un entretien de ré-accueil nécessite la définition d’une procédure formalisée et communiquée auprès de l’ensemble des agents. Il s’agit en effet d’un dispositif institutionnel devant lequel chaque agent est égal. Le recours au ré-accueil est soumis à des critères objectifs qui doivent être définis.

Cette procédure peut, tout d’abord, préciser les critères objectifs de mise en œuvre de l’entretien : la durée et la fréquence de l’arrêt. Ces critères sont propres à chaque structure et idéalement définis de façon participative. La mise en œuvre de critères ne doit toutefois pas interdire à l’encadrement toute prise d’initiative au cas par cas.

La procédure de ré-accueil doit également préciser la fonction des personnes qui seront amenées à conduire cet entretien, sa durée, ses objectifs et conditions de réalisation.

Ainsi, l’entretien de ré-accueil est mené en priorité sous l’autorité du responsable hiérarchique direct de l’agent et le cas échéant par le responsable du personnel ou DRH de la structure. Afin d’harmoniser les pratiques et d’accompagner l’encadrement dans cette dynamique, il est également important de définir un support ainsi qu’un guide d’entretien, destiné à l’agent et à son encadrant, garantissant l’équité entre les agents et un retour d’informations auprès de la DRH.

Ce support peut par exemple comporter :

• des éléments liés à la situation d’absence de l’agent (durée, fréquence, actions mises en place pour palier l’absence),
• des informations concernant les évènements importants qui se sont produits pendant l’absence,
• un plan d’actions défini par l’agent et son responsable hiérarchique direct (exemple : formation aux gestes et postures dans le travail visant à améliorer les conditions de travail de l’agent et réduire les risques d’accident de travail ou de maladie professionnelle).

Il convient ensuite de former l’encadrement à la conduite de ce type d’entretien et de sensibiliser les agents sur ses objectifs et son déroulement.

Il est important de prêter attention au respect du secret médical dans ce type de démarche.

Première étape : la préparation

Il faut informer suffisamment tôt l’agent par écrit qu’il sera reçu le jour de sa reprise. L’encadrant prépare l’entretien en réunissant les éléments factuels et non confidentiels liés à l’absence de l’agent ainsi que les évènements importants qui se sont produits durant sa période d’absence. Il s’assure également de la mise à disposition du poste et/ou des équipements de travail et informe les membres de l’équipe de la date et des modalités du retour.

Deuxième étape : la conduite de l’entretien

Un entretien de ré-accueil se déroule en quatre étapes :

1. Accueil et mise en confiance : il s’agit d’établir un contact humain détendu, de créer un climat de confiance puis de préciser le cadre de l’entretien, ses objectifs et son déroulement. L’objectif de l’encadrant est de rassurer l’agent, lui faire comprendre qu’il a manqué à la structure et de le responsabiliser.
2. Découverte : il faut veiller à se mettre en position d’écoute active, exclure les idées préconçues et toute tentative d’interprétation, adopter une attitude physique de disponibilité, laisser autrui s’exprimer sans l’interrompre, questionner, donner de nombreux signes visuels et verbaux d’intérêt, reformuler, pratiquer des silences, témoigner de l’empathie, rester neutre et bienveillant.Le style non directif et les questions ouvertes non orientées pour faciliter l’expression de l’agent sont à privilégier. Ces questions débutent par un pronom ou un adverbe (Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ?).

   L’objectif est d’identifier l’ensemble des craintes et des attentes de l’agent dans le cadre de sa reprise, pour bâtir le plan d’actions le plus approprié.

3. Argumentation : il s’agit de répondre à l’agent en affirmant le positionnement d’encadrant tout en restant empathique. Le but sera de définir des objectifs et une organisation de travail à la fois adaptée à l’agent et aux objectifs de la structure. Si l’agent en ressent le besoin, il peut être envisagé de définir une nouvelle organisation du travail, de mettre en place un aménagement de poste, un changement de service, une formation, un soutien psychologique, par exemple.
4. Conclusion : au terme de l’entretien de ré-accueil, il faut veiller à conclure de façon positive, sur une nouvelle organisation de travail, sur de nouveaux objectifs, et repréciser à l’agent les activités et les compétences attendues de lui. L’encadrant propose également sa disponibilité pour accompagner l’agent.

Troisième étape : le bilan et le suivi de l’entretien

Il existe différents types d’accompagnements possibles :

• formation,
• mobilité : changement de service, d’établissement ou de poste,
• soutien psychologique individuel,
• parcours d’intégration (pour des tâches spécifiques),
• mise en œuvre de points de suivi hebdomadaire/mensuel,
• organisation du temps et/ou de la charge de travail dans des situations de reclassement ou d’aménagement de poste.

Dans le cadre d’une absence de durée importante, après l’entretien de ré-accueil, il est conseillé de réaliser un entretien annuel d’évaluation afin d’harmoniser les objectifs au sein de l’équipe et également de les adapter le cas échéant.