Les bonnes pratiques et écueils à éviter pour disposer d’un CHSCT efficient

Le décret n° 85-603 prévoit que seuls les membres représentants le personnel doivent être formés au cours du premier semestre de leur mandat. Cette formation initiale devant être réitérée à chaque nouveau mandat. Les évolutions récentes de la réglementation permettent à un membre du CHSCT de choisir lui-même son organisme de formation pour 2 des 5 jours de formation initiale.

En complément de cette formation obligatoire, plusieurs autres temps peuvent être organisés. Pour une collectivité sans CHSCT avant les élections, une formation pour les décideurs et les agents des ressources humaines peut leur permettre de comprendre les enjeux de ce comité. Les membres représentants la collectivité et siégeant au CHSCT peuvent eux aussi être conviés à la formation initiale de 5 jours. Cela permettra que chaque membre du comité reçoive le même discours, le même contenu de formation.

Pour tous les membres du CHSCT, une formation continue sur un contenu technique, réglementaire ou autre (informatique, communication, etc.) peut également être organisée au cours des quatre années du mandat (cela est d’ailleurs prévu dans la loi de déontologie de 2016 ainsi que dans les décrets de novembre 2016).

Le décret n°2016-1626 de novembre 2016 définit le temps à disposition des membres du CHSCT. Cependant, une triple question demeure : quand, comment et pourquoi utiliser ces heures de délégations ? Les missions des membres du CHSCT sont vastes et le temps à consacrer peut parfois être compliqué à planifier dans l’agenda. Pour remédier à cela, le CHSCT doit déterminer quels sont ses axes de travail prioritaires. Sur ces derniers, le comité devra constituer des commissions qui lui permettront de répartir les tâches et limiter le temps par représentant du personnel. Il peut, entre autre, être intéressant de mettre en place des commissions autour de la communication, de l’analyse des accidents, ou de la mise à jour du document unique, par exemple.

Un CHSCT doit surtout éviter de reposer son activité sur un nombre restreint de ses membres. L’intégralité des représentants du personnel, titulaires et suppléants, doit participer à la bonne action globale du comité.

Le secrétaire du CHSCT, en tant que « chef d’orchestre », doit animer le comité en répartissant les rôles. Dans le temps on assistera donc à une spécialisation, une professionnalisation des membres sur telle ou telle thématique.

Pour utiliser ses heures de délégation, chaque membre devra prévenir, pour information, son responsable hiérarchique direct ainsi que le secrétaire du CHSCT qui tracera les heures utilisées par chacun. Une fois par an, un bilan de l’utilisation de ses heures sera présenté en réunion du comité.

Dans le contingent d’heures à disposition, il convient que le CHSCT prévoit un temps de coordination avec les différents acteurs de la prévention de la collectivité. Sans être à l’entière disposition du CHSCT, les assistants et conseillers de prévention ou les médecins de prévention doivent pouvoir se concerter avec les représentants du personnel pour évoquer des problématiques de terrain rencontrées par les agents.

Le CHSCT doit élaborer son règlement intérieur avec pour objectif de préciser son fonctionnement dans le cadre de l’application des missions et attributions légales et réglementaires Ce document reflétera les pratiques du CHSCT sur diverses thématiques et il conviendra dans ce document d’aller plus loin que ce qui est écrit dans le décret n° 85-603.

En général, ce règlement contiendra des informations sur :

• la convocation et l’organisation des réunions (animation, rédaction du compte-rendu de réunion, etc.) ;
• la gestion et l’utilisation des heures de délégation / autorisations d’absence ;
• le fonctionnement en commissions ;
• les conditions de réalisation (modalités pratiques) des visites sur le terrain, d’analyse d’accident et d’enquête en cas de détection de risque grave ;
• etc.

Le règlement intérieur est élaboré par les membres du CHSCT et présenté en séance. Une fois adopté par la collectivité, il supplantera la réglementation (sans pour autant aller à son encontre) et s’appliquera à tous les membres et personnes intervenants au sein du CHSCT.

L’Autorité territoriale ne peut empêcher un membre du CHSCT, de par la mission qui lui est confiée, d’aller à la rencontre du personnel. Il a accès à tous les locaux de la collectivité, à tout moment de la journée. Cette règle est à nuancer pour intégrer la notion de continuité de service : il est en effet délicat pour un membre du CHSCT d’aller à la rencontre du personnel scolaire (ATSEM) sur le temps de présence des enfants dans l’école. Il faut donc planifier l’action sur le terrain pour éviter certains écueils qui donneraient une mauvaise image du CHSCT.

Pour les collectivités plus importantes (disposant de dizaines / centaines d’agents), les membres du CHSCT peuvent se répartir géographiquement les postes de travail à suivre.

Le CHSCT doit disposer d’un lieu où se réunir sans pour autant qu’il s’agisse d’un espace dédié au comité. La mise à disposition d’une salle de réunion dans la collectivité peut convenir à son bon fonctionnement. Le comité devra disposer notamment d’une armoire pour y conserver sa documentation et d’un poste informatique avec l’accès à un espace sur le réseau pour y stocker des données numériques.

Afin de pouvoir communiquer à l’ensemble des agents, le CHSCT peut demander l’acquisition par la collectivité d’un panneau d’affichage ou l’ouverture d’un espace intranet.

Toutes ces demandes doivent être formulées par le secrétaire à destination du président du CHSCT qui devra argumenter sa réponse en cas de retour négatif.