Le ré-accueil des agents, un dispositif sous le signe de la bienveillance

Face à la croissance des absences pour raison de santé dans les fonctions publiques territoriales et hospitalières, des méthodes de prévention, tel l’entretien de ré-accueil, existent pour en réduire les coûts directs et indirects que ces dernières engendrent pour les organisations : désorganisation des services, surcharge de travail, stress, perte de qualité de service…

L’entretien de ré-accueil, qui tend à se développer au sein des organismes publics, est particulièrement adapté pour les cadres intermédiaires confrontés en particulier à un absentéisme de courte durée et répétitif parfois difficilement gérable.

Un entretien tourné vers les attentes de l’agent

Pour autant, l’entretien de ré-accueil ne doit pas avoir pour vocation première de lutter contre l’absentéisme, mais bien de s’assurer du bien-être au travail de l’agent reçu en entretien. Ainsi, il convient d’inscrire ce dispositif dans une démarche globale d’amélioration des conditions de travail qui se doit d’être bienveillante et respectueuse des agents.

Un entretien de ré-accueil mal formalisé et mal animé risque de générer bien au contraire tensions et désorganisation, voire d’aboutir à une condamnation juridique de l’institution, comme une jurisprudence est venue le démontrer. En effet, un arrêt de la chambre sociale de la Cour de cassation, en date du 12 février 2013, précise que l’employeur (société privée) ne peut, au moyen d’un dispositif apparemment neutre, stigmatiser les salariés absents pour maladie, au risque d’assimiler ce dispositif à une mesure de discrimination.

Il ne faut cependant pas déduire de l’arrêt de 2013 une condamnation des « entretiens de retour d’absence ». Leur efficacité est attestée, mais attention, donc, à ne pas les dénaturer.

Ainsi, dès lors que la mise en œuvre de l’entretien de ré-accueil au sein de la collectivité a été actée en interne, il est indispensable de prévoir une phase amont, cruciale, d’élaboration du dispositif.

Cette phase de cadrage a notamment vocation à s’assurer auprès des acteurs clé de l’organisation (direction, DRH, médecine de prévention, organisations syndicales…) de la compréhension commune des ambitions du dispositif : l’entretien de ré-accueil, conduit par le responsable hiérarchique direct et, le cas échéant, par le responsable du personnel ou DRH de la structure, est une étape clé pour une bonne réintégration de l’agent. Il ne vise surtout pas à recevoir l’agent strictement pour raison de santé.

D’autre part, l’entretien doit permettre de comprendre les éventuelles difficultés liées à l’organisation du travail qui ont conduit l’agent à s’absenter. Il ne doit évidemment pas être l’occasion de culpabiliser l’agent. Il s’agit de faciliter sa réintégration et son maintien dans l’emploi. Le manager s’interroge donc sur le lien éventuel entre l’absence et le travail, pour bâtir, si nécessaire, un plan d’action adapté. Il peut s’agir d’une nouvelle organisation du travail, d’un aménagement de poste, d’un changement de service, d’un besoin de formation, d’une demande de soutien psychologique…

Pour l’encadrant, l’entretien est l’occasion de responsabiliser l’agent (en lui faisant notamment prendre conscience, si besoin était, du rôle joué par les collègues ayant dû reprendre l’activité en son absence), et de contribuer à lui faire retrouver sa motivation à travers un échange sur ses attentes et ses éventuelles craintes dans le cadre de sa reprise. L’agent doit y voir un intérêt de discussion, un moment pour s’exprimer.

Cette procédure peut préciser les critères objectifs de mise en œuvre de l’entretien : la durée et la fréquence de l’arrêt. Ces critères sont propres à chaque structure et idéalement définis de façon participative. La mise en œuvre de critères ne doit toutefois pas interdire à l’encadrement, et également à l’agent, toute prise d’initiative au cas par cas.

La définition d’une procédure formalisée, et communiquée auprès de l’ensemble des agents, est un pré-requis à l’atteinte des objectifs.

Un entretien synonyme de marque de respect et de considération

Afin d’harmoniser les pratiques et d’accompagner l’encadrement dans cette dynamique, il est également important de définir un guide d’entretien garantissant l’équité entre les agents.

Un support d’entretien peut d’autre part comporter des éléments liés à la situation d’absence de l’agent (durée, fréquence, actions mises en place pour pallier l’absence), des informations concernant les événements importants qui se sont produits pendant l’absence et, in fine, le plan d’action défini par l’agent et son responsable hiérarchique direct.

Avant la mise en œuvre du dispositif de ré-accueil, il convient de former l’encadrement à la conduite de ce type d’entretien et de sensibiliser les agents sur ses objectifs et son déroulement. Ceci afin d’éviter la crainte que cet échange ne se transforme en entretien disciplinaire.

À ce titre, durant l’entretien, un contact humain et détendu doit être instauré. Il revient à l’encadrant de veiller à la création d’un climat de confiance, de prendre le temps raisonnable (un entretien d’une durée de 45 minutes est préconisé), et d’adopter la posture appropriée.

Dans le cadre d’une absence de durée importante, il est conseillé, après l’entretien de ré-accueil, de réaliser un entretien annuel d’évaluation afin d’harmoniser les objectifs au sein de l’équipe et de les adapter le cas échéant.

Au final, le dispositif de ré-accueil doit, pour être efficace et ne pas perdre de vue son ambition première – l’amélioration des conditions de travail des agents – être complété de dispositifs de ressources humaines parallèles, l’ensemble devant s’intégrer dans une philosophie dont la bienveillance doit rester, ou devenir, le maitre-mot.

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