Comment tirer profit du management visuel

Dans la lignée de la méthode organisationnelle « 5 S », dont le concept vous a été présenté sur ce blog, d’autres outils complémentaires peuvent être appliqués au sein des collectivités pour contribuer à l’amélioration de la performance publique. Parmi ces outils figure le management visuel, dont Aurore Kevorkian, ergonome, nous présente les grands principes de mise en œuvre.

Quels objectifs vise ce concept ?

A.K. : Il permet de privilégier un certain niveau de transparence. Les équipes ont connaissance des objectifs communs du service et partagent leurs objectifs individuels. Ce type de communication contribue également au décloisonnement du fait du partage de l’information par tous. Les réponses sont apportées à un collectif.

Dans tous les cas, l’information doit être construite avec les agents. C’est une participation et collaboration de tous à sa conception, ce qui contribue à rendre les agents de terrain acteur de leur activité et de leur service.

Enfin, pour le manager, cet outil visuel est l’opportunité de suivre l’activité de manière instantanée sans passer par une multitude d’outils numérisés.

Quels sont ses principaux atouts ?

A.K. : Au niveau management, on distingue plusieurs atouts :

• Faire preuve d’une plus grande réactivité.
• Apporter une ligne directrice via des objectifs partagés.
• Avoir une plus grande connaissance de ce qui se passe sur le terrain et faire preuve d’une plus grande transparence entre le management et les opérationnels.

Quel lien peut être fait avec la méthode « 5 S » ?

A.K. : A mon sens, on ne peut mettre en place le management visuel qu’à partir du moment où la méthodologie du 5S est déjà bien avancée. C’est un outil complémentaire à cette démarche qui va aider à la pérenniser.

Que requiert sa mise en œuvre ?

A.K. : Le management visuel, à l’échelle d’un service notamment, peut se mettre en place très rapidement. Cela peut se matérialiser très simplement, par exemple par l’installation d’un grand tableau blanc dans le lieu où le collectif de travail est amené à se réunir.

Pour être efficace, il ne doit pas comporter trop d’informations, 3 à 4 maximum. Il faut bien structurer et sélectionner l’information de façon à ce que cela reste un outil dynamique qui s’alimente rapidement.

À l’échelle d’une collectivité, la mise en œuvre de cette méthode nécessite une réflexion approfondie et doit se travailler en mode projet via une équipe pluridisciplinaire.

Quelles peuvent en être les applications concrètes dans une collectivité ?

A.K. : Au sein d’un service technique, cela peut prendre la forme d’un planning qui servira à la gestion des demandes urgentes. Il servira par exemple à définir l’équipe du jour habilitée à intervenir en cas d’urgence, quoi qu’il arrive, et ainsi à garantir pour les autres agents qu’ils ne seront pas interrompus dans leur activité à tout moment. C’est aussi la possibilité de visualiser les charges à venir et d’établir un prévisionnel des demandes à traiter. Le management visuel peut aussi être l’occasion d’un point de 5-10 minutes le matin pour évoquer ce qui s’est passé la veille et réguler les situations inhabituelles. Il constitue ainsi un véritable outil de communication. Il peut aussi servir de support pédagogique et recueillir les suggestions d’amélioration sur le fonctionnement de l’équipe.

Dans les services administratifs, il est possible de nommer un référent qui fera l’interface avec les autres services et qui sera chargé d’alimenter le panneau à partir des informations transversales collectées auprès de ces autres services.

Quelles sont les limites à cette méthode ?

A.K. : Les limites du management visuel peuvent être très fortes s’il n’est pas suffisamment structuré et rigoureux, au risque de dériver vers quelque chose de néfaste et d’être très mal accueilli par les agents. D’autant plus si cet outil devient l’occasion de mettre systématiquement en évidence des dysfonctionnements ou des objectifs non atteints.

Il convient de veiller en outre à ce qu’il ne génère pas de compétition entre les agents dans le cas d’affichage public de la productivité ou des objectifs notamment.

Le management visuel n’a pas non plus vocation à un être l’unique outil de management des individus.