Comment mettre en œuvre un dispositif de télétravail pour les agents ?

Que peut-on attendre du télétravail ?

Les organisations doivent désormais raisonner non seulement en termes d’efficacité économique et d’équilibre budgétaire mais aussi en termes d’attractivité, d’image de marque et de responsabilité environnementale.

Les attentes vis-à-vis du télétravail peuvent être ainsi de plusieurs ordres :

• le développement durable avec la réduction des temps de trajet ;
• l’intégration ou le maintien dans l’emploi des personnes en situation de handicap ;
• la contribution au dialogue social ;
• le renforcement de l’attractivité d’une institution ;
• la baisse de l’absentéisme ;
• l’amélioration des conditions de travail par un meilleur équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle ;
• l’augmentation de la productivité des agents.

Que nécessite la mise en place d’un dispositif de télétravail ?

La mise en place d’un groupe de projet

Les pré-requis à la mise en œuvre d’un dispositif de télétravail sont tout d’abord la mise en place d’un groupe projet associant l’ensemble des acteurs de l’organisation. Il est nécessaire de mener une véritable réflexion sur les critères d’éligibilité souhaités et de les définir clairement. Ils serviront de points de repères dans la communication institutionnelle et de base de référence dans le traitement des demandes d’acceptation ou de refus.

L’organisation en mode projet induit un pilotage stratégique et opérationnel qui associe généralement la direction, les représentants du personnel, la direction des ressources humaines, les services généraux, la médecine du travail, la direction des systèmes d’information et l’encadrement.

Une évaluation des coûts techniques

Dans une seconde phase, l’évaluation des coûts techniques de mise en place du télétravail et de leur éventuel amortissement constituent une phase importante en termes de faisabilité.

Un cadre formalisé avec chaque agent

Par ailleurs, la signature d’une convention avec l’agent permet d’acter les modalités individuelles du dispositif, sa durée ainsi que la mise à disposition des outils techniques et informatiques nécessaires.

Un accompagnement managérial adapté

Il ne faut pas négliger la conception d’outils managériaux adaptés pour gérer à distance les agents comme le management participatif ou le management partagé.

Une communication interne pour mobiliser et faire adhérer

Enfin, le principe du télétravail étant encore méconnu, une communication pour informer, faire adhérer et mobiliser reste le meilleur moyen pour sensibiliser son personnel.

Le télétravail, levier d’amélioration des conditions de travail

Le télétravail s’inscrit dans une logique de progrès social et d’amélioration des conditions de travail et les bénéfices attendus semblent au rendez-vous. On constate à la fois une satisfaction des travailleurs et de leur employeur notamment à travers les gains économiques liés à la diminution des transports, une meilleure organisation de l’activité ou encore une amélioration de la productivité et de la qualité de vie au travail.

Une vigilance nécessaire face aux risques

La vigilance reste cependant de mise. Ce n’est qu’un mode d’organisation parmi d’autres. Il n’est pas généralisable. Il n’est adapté ni à tous les individus, ni à toutes les activités. Par ailleurs, si les précautions nécessaires ne sont pas prises, il peut vite apparaître un risque de confusion entre la vie privé et la vie professionnelle. Ce type de risque fait partie intégrante des rôles et responsabilités tant du télétravailleur que de son supérieur hiérarchique, et doit être sécurisé dès les premières semaines de mise en œuvre du dispositif.