Accueil d’un agent

L’intégration d’un nouvel arrivant comme action préventive
Bien accueillir un nouvel agent est primordial, mais l’intégrer durablement au sein de votre collectivité, c’est encore mieux. Informé et formé sur les spécificités de son poste, il pourra travailler et évoluer dans un milieu professionnel de confiance, favorisant la qualité de vie au travail. Pour y parvenir, il faut que dès sa prise de fonction, le chapitre « Prévention des risques professionnels » n’ait pas été négligé.

Quels sont les risques professionnels particuliers encourus par un agent nouvellement arrivé ?

Concernant son activité, il sera nécessaire d’informer l’agent et de le sensibiliser aux risques professionnels majeurs auxquels il sera confronté. Potentiellement, tous les risques identifiés au sein des services de la collectivité peuvent concerner le nouvel embauché. Cela d’autant plus que cet agent ne dispose pas toujours des informations nécessaires pour prévenir et donc éviter des prises de risque.

À titre d’exemple, un agent en poste depuis peu ne connaîtra pas les équipements nécessaires à sa protection, et ne saura pas comment et où se les procurer. Il ne connaîtra pas non plus les dangers liés aux spécificités de son environnement de travail. Il aura souvent des difficultés pour identifier les personnes qui pourront l’aider en cas de problème.

Du coup, un réflexe trop fréquent consiste à confier au nouvel agent certaines tâches jugées trop pénibles par les « anciens ». Il convient donc de prévoir une procédure d’accueil qui sera mise en œuvre dès le recrutement du nouvel agent.

Existe-t-il un modèle de procédure d’accueil au sein d’une collectivité ?

Il n’existe pas de procédure type. La collectivité doit la concevoir et l’adapter en fonction des profils d’activités de ses services. Reste un principe inéluctable : l’accueil doit être réalisé le plus tôt possible et, de préférence, par le supérieur hiérarchique, secondé par l’agent en charge des missions d’hygiène et de sécurité.

Quelles sont les étapes à privilégier dans une procédure d’accueil et d’intégration d’un nouvel agent ?

Dès son arrivée, puis dans les jours qui suivent, différents temps d’accueil et d’information sont à prévoir.
Le plan d’accueil et d’information sont à prévoir. Le plan d’accueil s’inscrit dans la durée et doit être évolutif. Il débutera, bien sûr, par un accompagnement de l’agent à son poste de travail après l’avoir préalablement présenté à l’ensemble de ses collègues, au sein de son service et dans les autres entités de la collectivité. Un guide d’intégration peut être remis au nouvel arrivant. Ce document a pour vocation de lui présenter le mode de fonctionnement de la structure (ex : organigramme afin de comprendre les rôles de chacun), ses valeurs et toute l’information nécessaire à la bonne intégration du nouvel agent. Un rapport d’étonnement peut également être inclus à ce livret afin de lui donner l’occasion de poser des questions sur le fonctionnement de la structure ou du service.

Une autre priorité consistera à présenter au nouvel agent sa fiche de poste. Celleci lui permettra de mieux apprécier :

• le profil requis : qualification (diplôme, titre, permis ou certificats obligatoires), compétences (savoir, savoir-faire et savoir-être) ;
• ses activités : missions principales tâches exceptionnelles, saisonnalité ; les caractéristiques de son poste : dénomination, rattachement, lieu d’exercice, cadre d’emploi, durée et horaires de travail ;
• les moyens mis à disposition : local de travail, informatique, engins, véhicules, outils ;
• sa situation dans la collectivité : relations avec les élus, le ou les supérieurs hiérarchiques, les agents du service ou d’autres services, les subordonnés, les fournisseurs s’il y a lieu.

Plusieurs temps réguliers de coordination pourront être institués entre l’agent et son responsable hiérarchique direct les premiers mois afin de s’accorder sur les tâches à réaliser, les objectifs et les difficultés rencontrées. Au terme de cette période, un premier bilan sous forme d’entretien sera l’occasion d’apprécier son niveau d’intégration et, si besoin d’identifier ensemble les points de vigilance rencontrés. Ce suivi, aura, entre autres intérêts, celui de donner toujours plus de sens au travail effectué. Ceci favorisera indéniablement la bonne intégration de l’agent dans l’équipe, le service et la collectivité, donc son épanouissement professionnel.

En matière de prévention des risques professionnels, quels sont les interlocuteurs d’un nouvel agent ?

L’interlocuteur clé de tout nouvel agent est son supérieur hiérarchique direct, responsable à la fois du respect des règles d’hygiène et de sécurité et de la bonne santé des personnels. Il est par ailleurs important que tout nouvel agent, dès son affectation, puisse identifier et être en mesure de contacter :

• l’assistant ou le conseiller de prévention, dans le cadre de ses missions de conseil,
• le service de médecine professionnelle et préventive, responsable, entre autres, de la surveillance médicale de l’ensemble des agents et de la surveillance particulière de certains d’entre eux (voir encadré 2),
• les représentants du personnel au Comité d’Hygiène de Sécurité et des conditions de travail (CHSCT) ou au Comité Technique (CT),
• les sauveteurs secouristes du travail désignés sur son lieu de travail.

Quels sont les thèmes relatifs à la prévention des risques devant être abordés avec le nouvel agent ?

On peut en citer trois, essentiels, qui, s’ils sont suffisamment développés, permettront à l’agent de se prémunir contre bon nombre de dangers :

• les risques communs à la collectivité (circulation, incendie, chute…) et les conduites à tenir pour les prévenir,
• les risques propres à l’activité de l’agent ainsi que les risques spécifiques à chaque site, et les moyens de les anticiper (protections collectives, équipements de protection individuelle),
• les moyens mis à la disposition des agents pour signaler tout problème de sécurité rencontré au cours de leur mission (registre de sécurité) ou en cas de danger grave et imminent (membres du CHSCT, registre de danger grave et imminent).

On rappellera ici que des consignes de sécurité doivent être communiquées au personnel et affichées  dans les locaux de travail. Celles-ci doivent notamment faire apparaître la conduite à tenir en cas d’accident, les noms des secouristes en poste sur le site, les numéros de téléphone d’urgence. La fiche de sécurité au poste de travail permet également d’informer le nouvel agent sur les risques qu’il encourt. Cet outil de communication doit être affiché à proximité des postes de travail. À ce titre, il est important de rappeler à l’agent qu’il a la possibilité de consulter le Document Unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP) qui inclut également les risques psychosociaux afin de consulter les actions mises en place par la collectivité.

En termes de formation, quelles sont les obligations de l’employeur ?

Il appartient à l’employeur de définir les actions de formation, de les organiser et d’en justifier la mise en œuvre. Le simple fait d’établir un document signé par la personne formée attestant avoir reçu cette formation (registre formation, fiche formation, etc.) ne dégage pas la responsabilité de l’autorité territoriale en cas d’accident de service, mais permet de justifier la réalisation de cette formation.

Si, à la suite d’un accident de service mortel, il est reconnu que l’absence de formation à la sécurité a été l’une des causes de l’accident, le responsable peut être poursuivi et condamné pour homicide involontaire (Tribunal correctionnel d’Ajaccio, 12 mars 1982).

Si une insuffisance de formation de la victime est avérée, la responsabilité de l’employeur peut être engagée pour faute inexcusable, ainsi que l’a confirmé la Cour de cassation dans un arrêt en date du 29 avril 1975.

Pour la Cour, la faute inexcusable de l’employeur se trouve constituée par le seul fait que l’employeur aurait dû avoir conscience du danger auquel il exposait un jeune ouvrier inexpérimenté en l’affectant à une machine dangereuse non protégée, sans préparation suffisante pour son travail puisque « l’intéressé avait été livré à lui-même après 10 minutes d’initiation sommaire par un simple ouvrier chaudronnier, sans contrôle de ses aptitudes au cours d’essais répétés, et sans surveillance pendant son travail ».

Quelles sont les erreurs à ne pas commettre lors de la phase d’intégration d’un nouvel agent ?

Deux écueils majeurs sont à éviter. On se gardera ainsi de remettre au nouvel arrivant une documentation – livret d’accueil, règlement intérieur, fiche de poste… – sans la commenter, ni même s’assurer qu’il a effectivement assimilé son contenu (d’où l’entretien à la fin de la période d’intégration et les points de coordination réguliers en amont). Il est également essentiel d’assurer l’intégration de l’agent dans la durée. La mise en place de formations intensives sur une courte durée ne peut pas se substituer à un accompagnement souple et continu afin d’ajuster au fil de l’eau les attentes de chacun.